Tipps für ein effektives Online-Meeting unter Einbeziehung eines Dolmetschers

In einer sich durch die COVID-19-Pandemie veränderten Geschäftswelt werden Telefon- und Videokonferenzen aufgrund von Kontakt- und Reisebeschränkungen – besonders im Bereich der Bildschirmarbeit – immer häufiger unumgänglich. Unsere Arbeitsgewohnheiten haben sich schon weitgehend diesem Wandlungsprozess anpassen müssen; vielen ist diese inner- und/oder außerbetriebliche Kommunikationssituation sowieso längst vertraut, weil auch bisher ein persönliches Zusammenkommen der Gesprächsteilnehmer häufig als nicht zweckmäßig erschien.

Bei internationalen Meetings sprechen die Sitzungsteilnehmer oft nicht dieselbe (Landes)Sprache. Bei der Nutzung einer technisch basierten Sprach- oder Audio-Visio-Übertragung ist der helfende Verständigungsfaktor face-to-face („von Angesicht zu Angesicht“) in der Regel eingeschränkt bzw. fehlt gänzlich, sodass sich ein fremdsprachlicher Austausch häufig schwieriger gestalten kann oder sogar zu unliebsamen Irrtümern führt.

Für eine solide und damit erfolgreich fremdsprachlich geführte Telefon- oder Videokonferenz ist die Unterstützung eines Dolmetschers oft unabdingbar, damit der gegenseitige Informationsfluss den Erwartungen der Beteiligten entspricht und für deren Unternehmen nutzbar wird. Dazu ist die Einhaltung spezifischer Regeln unumgänglich.

Empfehlungen für ein effektives multilinguales Online-Meeting

• Am Anfang legt der Veranstalter einer Telefon- bzw. Videokonferenz die Ausgangs- sowie Zielsprache fest.
• Darüber hinaus ist die Erstellung einer möglichst detaillierten Ablauf- bzw. Tagesordnung für die geeignete Besetzung und den erfolgreichen Einsatz eines (Fach-) Dolmetschers unbedingt empfehlenswert.
• Natürlich ist Pünktlichkeit einzuhalten. Hierzu wurde den Teilnehmern eine E-Mail zugesandt, die Auskunft über Datum und Uhrzeit der Veranstaltung gibt und in der um Teilnahme-Bestätigung gebeten wird. Zusätzlich muss im Fall einer Videokonferenz jedem Teilnehmer hierzu der URL-Anmelde- bzw. Teilnahmelink übermittelt werden.
• Als wesentliche Voraussetzung für die Qualität der Leistungserbringung stellen wir beim telefonischen Dolmetschen eigene virtuelle Konferenzräume zur Verfügung. Für Videokonferenzen stützen wir uns medial auf zwei marktführende Anbieter auf diesem Gebiet: Zoom sowie Microsoft Teams.
• Gelegentlich kann es auf einer Online-Sitzung mit Dolmetscher zu Aufmerksamkeitsdefiziten und/oder Ungeordnetheiten seitens der Teilnehmer kommen. Die Moderation jeder Veranstaltungen erfordert daher eine gewisse Durchsetzungsfähigkeit („Autorität“), um die Einhaltung erforderlicher Regeln und damit den ordnungsgemäßen Ablauf der Konferenz sicherzustellen. Dazu übernimmt der beauftragte Moderator während der Diskussion zur Kohärenzsicherung „Schiedsrichter“-Funktionen.

Weitere Kriterien für erfolgreiche Online-Konferenzen

Aus technischen und betriebswirtschaftlichen Gründen ist das Simultandolmetschen gegenwärtig für Sitzungen in kleiner Runde tendenziell weniger geeignet. Für große (Online-) Konferenzen hat es sich jedoch hervorragend bewährt und sichert den Verhandlungsverlauf auf erforderlich professionelle Weise ab.

Solche Großveranstaltungen sind strukturell zwar digital basiert, denn eine direkte Zusammenkunft der Teilnehmer findet nicht statt, trotzdem sind auch sie zumeist mit beachtlichen Kosten verbunden, insbesondere auf der Ebene des Personaleinsatzes sowie der technischen Realisation. Aus diesem Grund sollte eine solche (Online-) Sitzung so organisiert sein, dass dem Konsekutivdolmetscher genügend Zeit gelassen wird, um den Inhalt des Austauschs genau und sachgerecht zu übersetzen. Im Übrigen empfiehlt es sich, die Länge der gesprochenen Sätze zwecks Übersetzung übersichtlich zu halten und einzelne Redebeiträge zwecks Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten nicht ausufern zu lassen. Damit die Sitzung produktiv verlaufen kann, muss die jedem Redner gewährte Redezeit eingehalten werden. Fallen sich die Teilnehmer beispielsweise wiederholt ins Wort, verliert jede Verdolmetschung schnell an Transparenz und damit an Effizienz.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, den Teilnehmern am Ende der Sitzung die wesentlichen inhaltlichen Erörterungspunkte ins Gedächtnis zu rufen und die getroffenen Entscheidungen sowie angesprochenen Ideen zusammenzufassen, damit sie allen Beteiligten über den Moment hinaus resultativ präsent bleiben.

Auf Anfrage und nach Einholung der Zustimmung der Teilnehmer kann die (Online)Sitzung bei strikter Einhaltung der Vertraulichkeitsregeln aufgezeichnet und schriftlich festgehalten werden.

Wenn Sie diesen Grundsätzen folgen, können Sie Ihre Online-Besprechungen noch produktiver gestalten.

Mehr über die Telefon- bzw. Videoverdolmetschung erfahren Sie von uns über E-Mail und/oder auf https://traduphone.com/