Wie verfasst man ein Besprechungsprotokoll auf Englisch? Unsere Tipps

Sie möchten nach einem Treffen mit englischsprachigen Gesprächspartnern ein Protokoll in englischer Sprache schreiben?

Besprechungsprotokolle (auch Sitzungsprotokolle genannt) sind in vielen Unternehmen ein unverzichtbares Dokument. Sie unterliegen einem gewissen Formalismus und ihre Erstellung erfordert die Kenntnis einiger bewährter Praktiken. Hier sind unsere Tipps, wie Sie ein Besprechungsprotokoll auf Englisch effizient, flüssig und strukturiert verfassen können.

Was ist ein Besprechungsprotokoll?

Das Besprechungsprotokoll (engl. Meeting minutes - MoM -) ist ein Dokument, das die Gespräche zwischen verschiedenen Gesprächspartnern sowie die wichtigsten Entscheidungen, die während einer Unternehmensbesprechung getroffen wurden, zusammenfasst.

Was ist der Zweck eines Besprechungsprotokolls?

Der Hauptzweck dieses Dokuments besteht darin, das Gesagte in transparenter Weise schriftlich festzuhalten und jedem Teilnehmer eine klare und strukturierte Zusammenfassung des Gesprächs und der getroffenen Entscheidungen zu geben. So kennt jeder Gesprächspartner die Tagesordnung, seine Rolle, seine Aufgaben und seine Ziele, auch diejenigen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Es ist auch ein Mittel, um Verwirrung oder Unklarheiten zu vermeiden, die zu Streitigkeiten oder Konflikten führen könnten. Das Protokoll kann auch einen gesetzlichen Zweck erfüllen und von bestimmten Instanzen verlangt werden.

Bei bestimmten Arten von Sitzungen, z. B. einer Vorstandssitzung, einem Betriebsrat oder einer Hauptversammlung mit den Entscheidungsträgern eines Unternehmens, wird routinemäßig ein Protokoll erstellt. Das Protokoll kann aber auch sehr nützlich sein, um bei einer Sitzung eines operativen Teams einen Aktionsplan zu formalisieren (z. B. im Rahmen des Starts eines neuen Projekts, der Steuerung von Veränderungen, einer Bestandsaufnahme u.ä.).

Wer verfasst das Sitzungsprotokoll?

Meistens wird das Protokoll von einem der Teilnehmer des Treffens verfasst. Es kann aber auch von einem externen Dienstleister erstellt werden. Die Person wird vor Beginn des Treffens bestimmt und macht sich während des gesamten Austauschs Notizen.

Wann sollte man ein Besprechungsprotokoll auf Englisch verfassen?

Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Besprechung auf Englisch stattfindet oder wenn das Dokument mit englischsprachigen Gesprächspartnern (Geschäftspartner, Kunden, Aktionäre, multikulturelle Teams usw.) geteilt werden soll.

Es kann auch notwendig sein, das Sitzungsprotokoll von einem Dokument, das in einer anderen Sprache verfasst wurde, ins Englische zu übersetzen oder umgekehrt.

Elemente, die in ein englisches Besprechungsprotokoll gehören

Hier sind die wichtigsten Elemente, die ein Sitzungsprotokoll enthalten sollte:

• Namen (und ggf. Berufsbezeichnungen) der Sitzungsteilnehmer (meeting attendees) und der abwesenden Personen, die vertreten werden müssen
• den Namen der Person, die die Niederschrift verfasst
• die Adressaten 
• den Ort und das Datum des Treffens
• die Tagesordnung (meeting agenda)
• die Zusammenfassung des Austauschs
• getroffene/zu treffende Entscheidungen und Maßnahmen (für jede Maßnahme mit Datum der Durchführung und dem angestrebten Ziel).
• Aktionsplan, der beschlossen wurde

Am Ende der Redaktion sollte das Protokoll von allen Teilnehmern gegengelesen und bestätigt werden. Bei einem englischsprachigen Bericht kann es von großem Vorteil sein, ihn auch von einem professionellen Korrektor mit englischer Muttersprache Korrektur lesen zu lassen.

Wie erstelle ich ein Protokoll auf Englisch?

Der Zweck eines Sitzungsprotokolls besteht also darin, die geführte Diskussion zusammenzufassen, aber auch die beschlossenen Maßnahmen zu rekapitulieren.

Um ein Protokoll auf Englisch zu verfassen, ist es wichtig, sich über die spezifischen Normen des Ziellandes und des betreffenden Unternehmens zu informieren. Es ist nämlich zu beachten, dass bestimmte Unternehmen bei der Erstellung eines Sitzungsprotokolls bestimmte Compliance-Anforderungen einhalten müssen. Sie sollten also darauf achten, die vorgeschriebenen Formalien zu berücksichtigen.

Gute Vorbereitung für Notizen vor dem Treffen

Die Person, die das Protokoll erstellt, sollte während der gesamten Diskussion rigoros Notizen machen. Es ist wichtig, diesen Schritt zu antizipieren, das Meeting gut vorzubereiten und sich im Vorfeld zu organisieren, um ein effizientes Notizenmachen zu gewährleisten. Informieren Sie sich dazu über den Zweck des Treffens, die Dauer, die Anzahl der Teilnehmer, die geplante Organisation etc.

Nehmen Sie sich auch die Zeit, die verschiedenen Elemente aufzulisten, die in das Protokoll aufgenommen werden sollen. So können Sie das Gesamtkonzept festlegen und nichts vergessen.

Um nach einem englischsprachigen Meeting einen Protokoll verfassen zu können, ist es auch wichtig, ein ausgezeichnetes Hörverständnis zu haben und in der Lage zu sein, einen Teilnehmer zu bitten, etwas zu wiederholen, eine unterbrochene Äußerung wieder aufzunehmen usw. Um dies zu erleichtern, kann der Austausch aufgezeichnet werden.

Best Practices, die Sie kennen sollten, um ein Meeting auf Englisch zu protokollieren

Hier sind einige Best Practices, die Sie kennen sollten, um ein qualitativ hochwertiges, zusammenfassendes, klares und lesbares Besprechungsprotokoll auf Englisch zu verfassen:

• Formelle Sprache verwenden: Alle informellen Äußerungen und Zeichen mündlicher Sprache (Zögern, umgangssprachliche Wörter usw.) sollten ausgeschlossen werden. Dazu ist es notwendig, Business English zu beherrschen und ein spezielles Lexikon aus der Geschäftswelt zu verwenden.
• Strukturieren Sie Ihr Protokoll: mit einer Kopfzeile, Überschriften mit den wichtigsten Themen der Tagesordnung und Zwischenüberschriften (besprochene Punkte, Entscheidungen, Maßnahmen etc.).
• Entfernen Sie Redundanzen, Umwege, Abschweifungen oder unausgereifte Aussagen.
• Achten Sie auf den Schreibstil: Stil, Syntax, Grammatik und Rechtschreibung im Englischen sollten einwandfrei sein.
• Warten Sie nach dem Treffen nicht zu lange mit dem Schreiben des Protokolls (auf diese Weise haben Sie die Diskussionen noch im Gedächtnis und das Schreiben wird wesentlich erleichtert).
• Neutral und sachlich bleiben (keine persönlichen Bemerkungen oder Beobachtungen einbauen)

Welche verschiedenen Arten von Protokollen gibt es auf Englisch?

Es ist wichtig zu wissen, dass es verschiedene Formate für das Verfassen eines Besprechungsprotokolls gibt, wie z. B. :

Das Wort- oder Vollprotokoll (verbatim minutes)

Auch als "wörtliches Protokoll" bezeichnet, zielt es darauf ab, die Gesamtheit der Äußerungen umfassend wiederzugeben. Die Gespräche werden transkribiert und dann in einer schriftlichen Sprache neu formuliert. Dies ist ein eher seltenes Format, das nur bei rechtlichen Anforderungen verwendet wird. Sehr oft wird die Sitzung aufgezeichnet, um die Transkription zu erleichtern.

Ergebnis- oder Beschlussprotokoll (action minutes)

Es ist auch möglich, nur die wichtigsten Entscheidungen des Treffens zu erwähnen: die durchzuführenden Maßnahmen, die Fristen und die Rollenverteilung. Das Format ist kurz und das Ziel ist hier, einen klaren und schnellen Überblick zu verschaffen.

Das Kurzprotokoll (summaries)

In diesem Format werden die Grundzüge des Treffens zusammengefasst, wobei Redundanzen und Abschweifungen gestrichen werden. Es ist eines der am häufigsten verwendeten Formate. Es ermöglicht eine klare und wahrheitsgetreue Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.

Die Wahl des Formats hängt hauptsächlich vom Zweck des Protokolls ab: Soll das Dokument archiviert werden? Ist es für die interne Kommunikation? Oder soll es an externe Parteien (Investoren, Geschäftspartner usw.) weitergegeben werden?

An wen kann man sich wenden, um ein Protokoll auf Englisch zu verfassen?

Es ist wichtig zu wissen, dass das Verfassen eines Protokolls auf Englisch alles andere als eine leichte Übung ist, selbst wenn man über gute Englischkenntnisse verfügt.

Denn das englische Besprechungsprotokoll ist ein Dokument, das sowohl fachlich als auch sehr präzise ist. Der Verfasser muss Fachterminologie verwenden und in einer formellen und gehobenen Sprache schreiben.

Die beste Methode, um die Qualität eines englischen Besprechungsprotokolls zu gewährleisten, ist die Verwendung eines professionellen Muttersprachlers.

Sie können sich auch an eine Agentur für Sprachdienstleistungen wenden, wenn das Meeting aufgezeichnet wurde. Bei Alphatrad bieten wir zum Beispiel Transkriptionen in Englisch und vielen anderen Sprachen an. So wird Ihr englisches Protokoll direkt aus der Audioaufzeichnung erstellt. 

Wir bieten auch Korrektorate für mehrsprachige Inhalte an, damit Sie von einer professionellen Überarbeitung Ihrer englischen Sitzungsprotokolle profitieren können.

Wenn Sie einen Protokoll ins Englische übersetzen lassen möchten, stellen wir Ihnen einen professionellen Übersetzer zur Verfügung, der auf Ihren Tätigkeitsbereich spezialisiert ist.

→ Wissenswertes: Es ist wichtig, einen Fachmann zu beauftragen, der aus dem englischsprachigen Land stammt, das von der Übersetzung betroffen ist. Es gibt nämlich einige sprachliche Unterschiede zwischen dem britischen und dem amerikanischen Englisch.

Unsere Antworten auf Ihre Fragen zum Besprechungsprotokoll auf Englisch